وزير الأوقاف ووزير البلدية فهد الشعلة أصدر تعميماً حظر بموجبه تسليم المعاملات باليد لأصحاب العلاقة في الإدارات كافة.
وقال الشعلة إنه التزاماً بأحكام المادة 47 من قانون البلدية، رقم 33 لسنة 2016، ومراعاة لمقتضيات المصلحة العامة، وضماناً لحسن سير العمل وتنظيمه، ونظراً لما لوحظ من تداول بعض المعاملات الرسمية باليد من أصحاب العلاقة من دون أن يجري تحويلها عن طريق البريد الرسمي للإدارات المعنية بالبلدية، مما يترتب عليه ضياع وفقدان أصول تلك المعاملات، وعدم أرشفة تلك المعاملات في أرشيف الإدارات المختصة، بما يضر مصلحة العمل، فإنه ينبغي على رؤساء القطاعات وكل المديرين والمراقبين ورؤساء الأقسام بأفرع البلدية في المحافظات وموظفي البلدية كل فيما يخصه الالتزام بالتالي:
يحظر تسليم المعاملات الرسمية باليد لأصحاب العلاقة في جميع إدارات البلدية، ويجري تسلّم وتسليم وقيد كل المعاملات الرسمية بالسجلات الرسمية المعدة لذلك من قبل الإدارة المختصة، ويثبت فيه اسم المستلم وتوقيعه وصفته وتاريخ التسلّم بشكل واضح.
عمل ملف فني لكل مشروع حكومي أو خاص بفرع البلدية المختص، تودع فيه أصول التراخيص والموافقات التنظيمية، ونسخ عن المخالفات وكل الأوراق المتعلقة بالمشروع، وإيصالات التحصيل والمراسلات التي تجري بخصوص المشروع مع كل الجهات منذ بداية العمل وحتى انتهاء العمل بالمشروع، ويحفظ في أرشيف الإدارة المختصة، ولا يجري تداول هذا الملف إلا بمعرفة وإذن مدير الإدارة المعنية.
تجري أرشفة كل المعاملات الرسمية في ملفات خاصة تحفظ في أرشيف الإدارات المختصة بالبلدية، تحفظ فيها أصول المعاملات والمراسلات الرسمية حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
